Регламент Центру надання адміністративних послуг при Києво-Святошинській районній державній адміністрації Київської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Києво-Святошинської райдержадміністрації

______________ №_______

 

 

РЕГЛАМЕНТ

Центру надання адміністративних послуг при

Києво-Святошинській районній державній адміністрації Київської області

 

  1. Загальна частина
    • Цей Регламент визначає порядок організації роботи Центру надання адміністративних послуг при Києво-Святошинській районній державній адміністрації (далі–ЦНАП), порядок дій та взаємодії адміністраторів ЦНАП із державними реєстраторами ЦНАП та іншими суб’єктами надання адміністративних послуг.

1.2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про адміністративні послуги”.

1.3. Надання адміністративних послуг у ЦНАП здійснюється з дотриманням таких принципів:

верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

стабільності;

рівності перед законом;

відкритості та прозорості;

оперативності та своєчасності;

доступності інформації про надання адміністративних послуг;

захищеності персональних даних;

раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

неупередженості та справедливості;

доступності та зручності для суб’єктів звернення.

 

1.4. ЦНАП та суб’єкти надання адміністративних послуг у своїй діяльності керуються Законом України «Про адміністративні послуги» від 06 вересня 2012 року № 5203-VI, Законом України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» від 06 вересня 2005 року № 2806-IV; постановою Кабінету Міністрів України від 01 серпня 2013 року № 588 «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг», актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про управління з питань надання адміністративних послуг при Києво-Святошинській райдержадміністрації (далі – управління) та положенням про адміністративний відділ управління з питань надання адміністративних послуг при Києво-Святошинській районній державній адміністрації (далі – адміністративний відділ), положенням про відділ державної реєстрації управління з питань надання адміністративних послуг Києво-Святошинської районної державної адміністрації Київської області (далі відділ державної реєстрації), регламентом про ЦНАП, та іншими нормативно-правовими актами, що регламентують надання адміністративних послуг.

1.5. Організаційне забезпечення діяльності ЦНАП здійснює управління з питань надання адміністративних послуг Києво-Святошинської райдержадміністрації .

1.6. Плата за надання адміністративних послуг здійснюється відповідно до чинного законодавства.

1.7. Керівники суб’єктів надання адміністративних послуг забезпечують участь у роботі ЦНАП своїх представників.

 

  1. Вимоги до приміщення, в якому розміщується ЦНАП

 

2.1. Центр розміщений за адресою:  м. Вишневе, вул. Лесі Українки 88,  На вході до приміщення розміщена інформаційна вивіска з найменуванням ЦНАП та графіком його роботи.

 

2.2. Графік роботи ЦНАП затверджується головою Києво-Святошинської районної державної адміністрації, з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративні послуги».

 

2.3. На прилеглій до ЦНАП території передбачено місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.

 

2.4. Вхід до центру облаштований пандусами для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

У приміщенні ЦНАП облаштовується туалетна кімната з урахуванням потреб осіб з обмеженими можливостями.

 

2.5. На прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування центру.

 

2.6. Приміщення ЦНАП поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками ЦНАП. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини ЦНАП.

Відкрита частина включає:

сектор прийому;

сектор інформування;

сектор очікування;

сектор обслуговування.

Відкрита частина розміщена на першому поверсі будівлі.

Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).

Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина.

 

2.7. Сектор прийому облаштований при вході до приміщення ЦНАП. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи ЦНАП.

 

2.8. Сектор інформування облаштований з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщені інформаційні стенди, а також інформаційний термінал (у разі їх наявності), що містить актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, телефонами, факсимільними апаратами, та забезпечується канцелярськими товарами  для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

 

2.9. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до центру протягом дня, та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо .

У секторі очікування облаштований не менше 10 місця для суб’єктів звернень в ЦНАП.

Для оплати адміністративного збору в секторі очікування розміщується платіжний термінал.

 

2.10. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора (представника) ЦНАП.

 

2.11. Загальна площа секторів очікування та обслуговування становить  120 кв. метрів.

 

2.12. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах (у разі наявності) розміщується інформація, зокрема, про:

найменування ЦНАП, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;

графік роботи ЦНАП (прийомні дні та години, вихідні дні);

перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

строки надання адміністративних послуг;

бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

прізвище, ім’я, по батькові керівництва ЦНАП, контактні телефони, адресу електронної пошти;

користування інформаційним терміналом (у разі наявності);

положення про управління з питань надання адміністративних послуг Києво-Святошинської районної державної адміністрації ;

регламент ЦНАП.

 

2.12. Перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, розміщено у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці у секторі очікування і інформування, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за суб’єктами надання адміністративних послуг.

 

2.13. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у секторі інформування на інформаційних стендах із вільним доступом до них суб’єктів звернення  та на сайті ЦНАП: ks.cnap.kiev.ua.

 

2.14. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля. У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування іншими способами, які є зручними для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

 

2.15. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі ЦНАП можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.

 

  1. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

 

3.1 Орган, що утворив центр, а також керівник центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

 

3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив центр, а також керівника центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

 

  1. Робота інформаційного підрозділу ЦНАП

 

4.1. Для надання допомоги суб’єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування із загальних питань організації роботи ЦНАП та порядку прийому суб’єктів звернення у центрі утворено інформаційний підрозділ.

Інформаційний підрозділ ЦНАП також:

інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції ЦНАП;

консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.

 

4.2. Орган, що утворив ЦНАП, створює та забезпечує роботу веб-сайту ЦНАП або окремого розділу на своєму веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена в п.п. 2.12 цього Регламенту, а також відомості про місце розташування ЦНАП (його територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів ЦНАП (в разі їх утворення), найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.

 

4.3.  Інформація, яка розміщується в приміщенні ЦНАП (в тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.

Інформація на веб-сайті ЦНАП має бути зручною для пошуку та копіювання.

 

4.4. Суб’єктам звернення, які звернулися до ЦНАП з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг ЦНАП у спосіб, аналогічний способу звернення.

 

  1. Керування чергою в ЦНАП

 

5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у ЦНАП вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.

 

5.2. У ЦНАП запроваджено автоматизовану системи керування чергою суб’єктів звернення для прийому адміністратором ЦНАП. Суб’єкт звернення  реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).

 

5.3. У ЦНАП може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до ЦНАП та/або електронної реєстрації на веб-сайті ЦНАП та/або через автоматизовану системи керування чергою. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником центру години.

5.4. . Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

 

  1. Прийняття заяви та інших документів у ЦНАП

 

6.1.  Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в ЦНАП або його територіальних підрозділах, віддалених місцях для роботи адміністраторів такого ЦНАП (в разі їх утворення).

Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб – підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

 

6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.

 

6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у ЦНАП (його територіальному підрозділі, віддаленому місці для роботи адміністратора центру (в разі їх утворення) особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

 

6.4. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

 

6.5. Адміністратор ЦНАП перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

 

6.6. Адміністратор ЦНАП складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.

 

6.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора ЦНАП, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в ЦНАП електронного документообігу – в електронній формі.

 

6.8. Адміністратор ЦНАП під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в ЦНАП, його територіальному підрозділі, віддаленому місці для роботи адміністратора центру (в разі їх утворення), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.

 

6.9. Адміністратор ЦНАП здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

 

6.10. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор ЦНАП не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.

 

6.11. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор ЦНАП формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.

 

6.12. Інформацію про вчинені дії адміністратор ЦНАП вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

 

  1. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

 

7.1. Після вчинення дій, передбачених п.п. 6.1-6.12  цього Регламенту, адміністратор ЦНАП зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.

 

7.2. Передача справ у паперовій формі від ЦНАП (його територіального підрозділу, віддаленого місця для роботи адміністратора центру (в разі їх утворення) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному органом, що утворив центр, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги у приміщенні ЦНАП, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.

 

7.3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.

 

7.4. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника центру.

 

7.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

своєчасно інформувати ЦНАП про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора ЦНАП про хід розгляду справи.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор центру невідкладно інформує про це керівника ЦНАП.

 

  1. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

 

8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до ЦНАП (його територіального підрозділу, віддаленого місця для роботи адміністратора центру (в разі їх утворення), про що зазначається в листі про проходження справи.

 

8.2. Адміністратор ЦНАП невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.

 

8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному органом, що утворив ЦНАП, і зберігається в матеріалах справи.

 

8.4. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в ЦНАП протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в ЦНАП, а потім передається для архівного зберігання.

 

8.5. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор ЦНАП реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.

 

8.6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник ЦНАП.

 

8.7. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення та інші документи, визначені органом, що утворив ЦНАП, зберігається у ЦНАП.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

 

 

Керівник апарату адміністрації                                                             О.Д. Горін